Poderia ter um banco de dados de emails dos funcionários, onde já poderíamos cadastrar e ficaria disponível pra quando fossemos mandar novamente. Pois em uma Empresa como a minha onde tem 220 funcionários espalhados em 9 unidades e somente uma pessoa responsável por isso que sou eu, otimizaria mais o tempo.
E com isso os emails ficariam cadastrados em cada unidade separadamente nas pastas que criarmos.